Politique de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels

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Adoptée le 1er novembre 2026 par Kim Lavigne, propriétaire et personne responsable de la protection des renseignements personnels. Révisée chaque année en novembre.

Cette politique établit comment Therapeutic Atlas protège les renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie : collecte, utilisation, communication, conservation et destruction. Voir aussi notre Politique de confidentialité.

Rôles

• Kim Lavigne, personne responsable de la protection des renseignements personnels : approuve cette politique, répond aux demandes d’accès et aux plaintes, tient le registre des incidents, réalise les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et approuve tout nouveau service qui traite des renseignements personnels. Courriel : kim@therapeuticatlas.com.
• Toute personne qui travaille avec Therapeutic Atlas (contractuels, adjoints, réviseurs) : signe une entente de confidentialité avant d’obtenir un accès, utilise seulement les renseignements nécessaires à sa tâche et signale tout incident à Kim le jour même.

Principes

1. Recueillir seulement ce qui est nécessaire à une fin déclarée, avec consentement.
2. Ne jamais recueillir les renseignements de santé des clients. Les outils gratuits et l’appli Atlas conservent les entrées sur l’appareil de l’utilisateur.
3. Offrir par défaut le paramètre le plus confidentiel. Les témoins de statistiques et de publicité restent désactivés jusqu’à ce que le visiteur les active.
4. Ne jamais placer de pixel de suivi dans les outils gratuits, dans l’appli Atlas ni sur une page utilisée par des clients.
5. Offrir chaque page publique, formulaire et politique en français et en anglais.

Conservation et destruction

Renseignements	Conservés pendant	Ensuite
Contacts de la liste d’envoi	Tant que la personne est abonnée	Supprimés dans les 30 jours suivant le désabonnement, sauf la trace du désabonnement
Dossiers clients et de paiement	6 ans, pour l’impôt	Supprimés
Courriels avec le public	2 ans après le dernier message	Supprimés
Statistiques du site	14 mois	Supprimées ou conservées seulement sous forme de totaux anonymes
Entrées du registre des incidents	Au moins 5 ans	Révisées, puis supprimées

Demandes et plaintes

1. Les demandes et les plaintes sont adressées à kim@therapeuticatlas.com.
2. Kim en accuse réception dans les 5 jours ouvrables et répond dans les 30 jours.
3. Kim consigne chaque plainte, son issue et sa date de fermeture.
4. La réponse indique à la personne qu’elle peut s’adresser à la Commission d’accès à l’information si elle est en désaccord.

Nouveaux services et communications hors du Québec

Avant d’adopter un nouvel outil qui traite des renseignements personnels, ou de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, Kim réalise une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et conclut une entente écrite avec le fournisseur. Chaque outil est ajouté à la liste de la politique de confidentialité.

Incidents de confidentialité

Tout incident est maîtrisé le jour même, évalué quant au risque de préjudice sérieux, déclaré à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées lorsque requis, et consigné au registre des incidents.

Formation

Kim et toute personne qui traite des renseignements personnels pour Therapeutic Atlas revoient cette politique et les étapes en cas d’incident une fois par année, et à leur arrivée.